どうすれば、本当に必要なシステムが調達できるか？

昨日、サービス業の某社で「ＲＦＰ（システム提案依頼書）説明会」を開きました。ＩＴベンダー7社に集まって頂きました。東京ＩＴ経営センターとして、はじめて「ユーザー主導のＲＦＰ作成」に取組みました。
MPUF（Microsoft Project Users Forum）-RFP研究会から9月に出版された「FP作成 実践!ガイド ベンダーに伝わる業務要件の書き方」で提案された「RFP3点セット」を採用しました。本当にユーザーの方に取組んで頂けるか不安がありましたが、プロジェクトメンバーが真剣に取組んで頂き、あっという間に3点セットを描いてくれました。
これまで、多くの企業のIT調達のお手伝いをしてきましたが、どうしても、ITコーディネータが主導で、業務機能図（DMM)、機能と情報の流れ（DFD）を描き、システム要件定義をしてきました。そうすると、ユーザー側は任せきりとなり、「IT活用の業務変革」が自分たちのものとならず、納入後、仕様変更・追加要求が続出し、手戻り続出ということがおきがちでした。企業が、自社の経営・業務要求に基づき、自らＩＴ/システムを企画し、エンドユーザーが直接参画したプロセスを通じて、ＲＦＰ（提案依頼書）を作成することが必要と感じていました。MPUF-RFP研究会のメンバーで興味は持っていましたが、メルマガのROMのとどまり、半信半疑のところがありました。上述の書籍を読み、改めて取組んでみようと決心しました。この某社に引き続き、3社で取り組みを始めました。今のところ、企業の反応は良さそうです。今後、実践を通じ、この手法、簡単テンプレートをより使いやすいものにして行きたいと考えています。既に、いくつかの改善点も出てきました。

わたる／東京IT経営センター